Elections professionnelles 2019 : recueil des informations électeurs

Le Centre national de gestion organise du 25 juin au 2 juillet 2019 les élections des représentants des praticiens hospitaliers à la commission statutaire nationale (CSN) et au Conseil de discipline (CD). Dans le cadre d’une conduite de projet coordonnée et d’un calendrier identique, la Direction générale de l’offre de soins organise l’élection au Conseil supérieur des personnels médicaux, odontologistes et pharmaceutiques (CSPM).

Ces scrutins, auxquels sont électeurs tous les praticiens (y compris les contractuels) employés par les établissements publics de santé et les établissements sociaux et médico-sociaux publics, auront pour particularité d’être totalement dématérialisés : les électeurs recevront leurs codes de vote électroniquement et voteront via internet (depuis tout poste informatique, voire smartphone ou tablette). Ce dispositif innovant nécessite donc de préparer en amont ces élections, en recueillant auprès de votre établissement des données à jour relatives à la situation de vos électeurs.

Pour en savoir plus sur les élections, consultez la rubrique élections professionnelles sur la page praticiens hospitaliers

Collecte des informations relatives aux électeurs

Le retour d'expérience des élections professionnelles de 2011, qui concernaient uniquement la CSN et le CD, a conduit le CNG à opter pour une communication dématérialisée des identifiants de vote directement aux électeurs en amont des scrutins qui seront eux-même réalisés électroniquement. Ce choix résulte de la volonté du CNG de faciliter au maximum le travail préparatoire demandé aux établissements, notamment en éliminant la remise en mains propres des identifiants de vote par la direction des établissements.

Les informations nécessaires à ces élections concernent les adresses emails des électeurs et pour le CSPM la liste des contractuels travaillant au sein des établissements.

Pour ce faire, le CNG a mis en place deux outils de collecte dédiés : PCIP s'agissant des établissements qui emploient un nombre de PH inférieur ou égal à 4 et Elecmed pour les établissements qui emploient plus de 4 PH.

Les informations des électeurs peuvent être mises à jour autant de fois qu’il est nécessaire.

Par ailleurs, les établissements qui expérimentent Logimedh ou ont prévu, avec le CNG, de le faire sur le court terme, utiliseront cet outil pour transmettre les informations utiles.

Les établissements ont reçu un courrier de la DGOS et du CNG stipulant l'outil de collecte qu'ils doivent utiliser, le choix n'étant pas à la discrétion des établissements eux-mêmes.

Vous pouvez en consultant le fichier Excel joint connaitre l'outil que doit utiliser votre établissement : sur quel outil dois-je renseigner mes électeurs ?

Les outils de collecte
Vous êtes utilisateur Logimedh

Utilisateur de Logimedh, vous avez déjà des droits d'accès (ou êtes sur le point d'en avoir) à l'application via l'outil PLAGE de l'ATIH, vous allez utiliser directement cet outil pour transmettre les informations nécessaires à la collecte relative aux élections.

Consultez les informations détaillées sur le Wiki Logimedh 

Pour les administrateurs PLAGE des établissements, un guide est disponible en cliquant ici.

Vous êtes utilisateur Elecmed

L'outil Elecmed, développé, par le CNG, à partir de l'application Logimedh en simplifiant son interface utilisateur et en limitant ses fonctionnalités, est destiné aux établissements qui emploient plus de 4 médecins, praticiens et contractuels. Cet outil permet le téléchargement d'un fichier formaté selon les besoins de l'application Elecmed.

Dans un premier temps, il est toutefois nécessaire d'acquérir les droits de connexion à l'outil réalisé sur la plateforme PLAGE de l’ATIH.

L'accès à l’application ElecMed s'effectue en réalisant les 4 étapes suivantes :

  • Etape 1 : compléter le formulaire en cliquant ici
  • Étape 2 : obtenir un compte PLAGE
  • Étape 3 : obtenir une habilitation "Gestionnaire Election" via l'application PLAGE
  • Étape 4 : se connecter à l’application web ElecMed avec ses identifiants PLAGE

Le mode opératoire suivant précise les modalités de cette phase préalable de connexion :

Une fois authentifié via PLAGE, le référent élection peut s'identifier sur l'outil Elecmed et suivre le guide d'utilisation suivant qui comprend notamment la procédure à suivre pour constituer son fichier d'import :

Pour les administrateurs PLAGE des établissements, un guide est disponible en cliquant ici.

Les informations des électeurs peuvent être mises à jour autant de fois qu’il est nécessaire. La phase initiale de collecte est attendue avant le 8 avril 2019.

Pour toute demande concernant la collecte via l'utilisation de l'outil Elecmed, nous vous invitons à vous adresser à cng-elecmed [at] sante [dot] gouv [dot] fr

 

Vous êtes utilisateur PCIP

Le portail PCIP développé par le CNG, est un outil particulièrement facile à utiliser puisqu'il se présente sous la forme d'un questionnaire pour lequel il convient de renseigner directement les champs en suivant les indications présentes sur celui-ci.

Les champs concernant les praticiens hospitaliers non contractuels sont pré-renseignés: il vous incombe juste d'indiquer leur email professionnel individuel. Les champs concernant vos praticiens contractuels sont par contre à compléter entièrement.

Les identifiants d'accès à l'application PCIP, qui vous ont été communiqués, sont confidentiels et doivent être conservés par les seules personnes habilitées à remplir les champs de l'application (directeur d'établissement et/ou son référent élections).

Pour vous connecter à l'application PCIP, cliquez sur : https://extranet.cng.sante.fr/pcip-election/

Pour plus d'informations, deux guides ont été élaborés à votre attention.

La fiche PCIP suivante, guide pas à pas l'utilisateur dans l'utilisation de l'outil même :

Le guide à l'intention des chefs d'établissement précise le contenu qu'il convient de renseigner, notamment pour identifier les médecins contractuels électeurs :

Les informations des électeurs peuvent être mises à jour autant de fois qu’il est nécessaire. La phase initiale de collecte est attendue avant le 25 mars 2019.

Questions fréquemment posées sur la collecte en général
Je suis en direction commune

La collecte s'effectue par entité juridique.

Le fait que vous soyez en direction commune vous oblige à agir entité juridique par entité juridique.

Je ne connais pas l'ATIH

l'ATIH est l'Agence Technique de l'Information sur l'Hospitalisation. Elle est notamment en charge du PMSI. pour accéder à son site internet: https://www.atih.sante.fr/

Le CNG collabore étroitement avec l'ATIH qui a développé un outil d'authentification très performant. C'est grâce à cet outil appelé PLAGE que vous pouvez vous connecter aux portails ELECMED et LOGIMEDH.

Quels sont les électeurs à intégrer dans la collecte ?

Hormis les internes, tous les médecins, les pharmaciens et odontologistes salariés de votre établissement sont à intégrer dans la collecte quel que soit l'outil utilisé.

Ainsi, sont électeurs :

  • Pour les PH - praticiens hospitaliers à temps plein et praticiens des hôpitaux à temps partiel : tous les praticiens en période probatoire et les praticiens titulaires.
  • Pour les HU - personnels enseignants et hospitaliers (MCUPH stagiaire et titulaire et PUPH) : tous les stagiaires et les titulaires.
  • Pour les contractuels: tous vos praticiens quel que soit leur quotité de travail et leur statut

Cela comprend également les personnels en congés longue maladie, longue durée, congés maternité, congés parental et mis en disponibilité.

A quelle date doit s'apprécier la qualité d'électeur ?

La qualité d’électeur s’apprécie au jour du scrutin.

Toutefois les dispositions réglementaires font obligation au CNG et à la DGOS de publier la liste électorale 2 mois avant la date du scrutin, afin que les électeurs puissent vérifier les inscriptions et, le cas échéant, présenter des demandes de modification.

De fait nous vous demandons de renseigner les informations pour tous vos salariés praticiens en place à la date de saisie, sauf pour ceux dont le contrat ou l’activité aura cessé de manière certaine le 21 juin.

La liste électorale publiée le 24 avril, sera enrichie et complétée au fil du temps en fonction des éléments postérieurs qui pourraient donner la qualité d’électeur à un médecin/pharmacien ou odontologiste ou la lui retirer : vous devrez effectuer ces mises à jour directement dans votre outil de collecte.

Le vote électronique en ligne est-il sécurisé ?

Tout le processus conduisant à la réalisation d'un vote par internet est encadré par la CNIL.

Le dispositif élaboré par le CNG dans le cadre de ces élections, est conforme à la réglementation et a été validé lors de nombreux échanges avec la CNIL.

Ce dispositif sera homologué RGS par les organisateurs (CNG pour la CSN et le CD et DGOS pour le CSPM). A cette fin les deux organisateurs réalisent pour chacune des élections une étude documentée sur les risques et les actions à conduire pour les minimiser. Les outils informatiques utilisés pour le vote font également l'objet d'un audit mandaté par les organisateurs.

Questions fréquemment posées sur la collecte via Elecmed
Je viens d'être désigné référent élection: qui dois-je informer ?

Merci de renseigner le questionnaire en cliquant ici

Vous n'avez pas besoin d'envoyer cette information par un autre medium.

Ensuite vous devez obtenir une habilitation pour vous connecter à Elecmed, via l'application Plage.

Nous avons élaboré un guide d'authentification: guide

Je ne sais pas comment m'authentifier sur ELECMED

Vous devez accéder d'abord à l'application PLAGE de l'ATIH accessible depuis ce lien: https://cas.atih.sante.fr

Nous avons élaboré un guide d'authentification: guide

Qui m'attribue les droits d'authentification nécessaires via l'outil Plage (ATIH) ?

L'administrateur Plage de votre établissement doit valider votre demande de création de compte Plage. Vous recevrez un mail vous indiquant vos identifiants de connexion Plage. 

Vous devez ensuite demander via Plage l'accès à l'outil Elecmed lui-même : la validation de cette demande est également à la charge de votre administrateur Plage.

Ensuite, à l'aide de ces identifiants, vous pourrez vous connecter à Elecmed afin de renseigner votre fichier électeurs : https://extranet.cng.sante.fr/elecmed

Nous avons élaboré un guide d'authentification: guide

J'ai mes droits Plage mais je n'arrive pas à me connecter à Elecmed

Assurez-vous que non seulement vous êtes authentifié sur l'outil Plage mais qu'en sus vous avez bien reçu la validation de votre administrateur Plage pour être un utilisateur Elecmed.

Nous avons élaboré un guide d'authentification: guide

Dans les cas exceptionnels où l'information précédente ne serait pas suffisante pour résoudre votre difficulté de connexion, nous vous invitons à vous adresser à cng-elecmed [at] sante [dot] gouv [dot] fr

Qu'est-ce que le numéro matricule demandé ?

Le "numéro matricule" qui vous est demandé est le numéro que vous utilisez en interne (matricule RH) pour identifier vos personnels médicaux. Ce numéro doit être unique au sein de votre établissement.

Comment importer mon fichier au format .csv utf-8 ?

Le fichier importé doit être encodé au format .csv utf-8, comment faire ?

  1. Clic droit : ouvrir le fichier CSV avec BlocNote
  2. "Enregistrer sous" le fichier
  3. Sélectionner tout type de fichier
  4. Sélectionner Encodage UTF8
Je suis utilisateur Elecmed, j'ai une question non listée ici, qui puis-je contacter ?

Pour toute demande concernant la collecte via l'utilisation de l'outil Elecmed, nous vous invitons à vous adresser à cng-elecmed [at] sante [dot] gouv [dot] fr

Questions fréquemment posées sur la collecte via PCIP
Quand dois-je renseigner mon formulaire PCIP ?

Nous vous invitons à renseigner le formulaire dès réception de vos identifiants.

Je n'emploie aucun médecin

Si vous n'employez aucun médecin, nous vous demandons néanmoins de vous connecter à PCIP ; vous ne devrez dans ce cas valider/renseigner que les derniers champs du formulaire : cela ne vous prendra que quelques instants.

J'emploie un nombre de contractuels supérieur au nombre prévu (5) dans PCIP

Dans ce cas merci de renseigner l'application au maximum et d'envoyer à l'adresse elections-medecins [at] sante [dot] gouv [dot] fr un fichier complémentaire intégrant les praticiens contractuels restants selon le modèle Excel suivant : modèle Excel.

 

Dois-je obligatoirement renseigner le numéro RPPS ?

Pour la collecte via PCIP, le numéro RPPS est obligatoire pour tous les praticiens sauf pour les associés.

Je suis utilisateur PCIP, j'ai une question non listée ici, qui puis-je contacter ?

Pour toute demande concernant la collecte via l'utilisation de l'outil PCIP, nous vous invitons à vous adresser à elections-medecins [at] sante [dot] gouv [dot] fr